Чому класичні правила менеджменту не завжди працюють в умовах роботи з дому

Олена Григорчук, Head of Project Management Office y N-iX, ділиться порадами про те, як правильно менеджити команду, коли усі працюють з дому.

Кожна команда проходить певний життєвий цикл. Будь-які зміни у вже сформованій команді на етапі Performing (прихід новачків, конфлікти, різноманітні зовнішні фактори і т.д.) можуть “відкинути” її назад до етапу Storming. Вимушений карантин сьогодні – це одна з таких змін. У цей період дуже важливо перебудуватись і оновити ті правила, які у вас працювали раніше. Сподіваюсь, інформація, яку ви знайдете у цій статті, вам з цим допоможе.

Виклики, з якими стикаються менеджери в нових умовах

Робота з дому, безперечно, створює певні труднощі в роботі з командою. Серед них:

• Комунікація (її нестача або перенасичення);
• Брак контролю над роботою, що виконується;
• Проблеми зі зміною продуктивності в команді;
• Нестача довіри та згуртованості у команді;
• Демотивація членів команди;
• Конфлікти в командах;
• Нестача інформації (не всі процеси задокументовані);
• Соціальна ізоляція (може вибити з робочого ритму);
• Відволікаючі фактори вдома (галасливі діти, шумні співмешканці, сусіди, що роблять ремонт);
• Технічні проблеми (інтернет-зв’язок) і т.д.

Наслідком таких викликів може бути мікроменеджмент, непорозуміння у команді, емоційне вигорання, послаблення командного духу, перепрацювання та багато іншого.

Ми повинні змиритись із новими реаліями – те, що працювало раніше, необов’язково працюватиме зараз.

Як боротися з новими викликами у роботі менеджера?

Потрібно оновлювати старі правила і будувати нові рутини. Ось кілька порад, які працюють:

• Прокомунікувати важливість відношення до роботи і виконувати все, на що ми зобов’язались;
• Забезпечити відповідність робочих процесів стосовно безпекової політики компанії та клієнта;
• Закликати своїх колег організувати свій домашній робочий офіс, де мінімум відволікань та максимум комфорту;
• Задокументовувати якомога більше правил та процесів – як для існуючої команди, так і для новачків, які приєднуватимуться згодом;
• Визначити основні канали комунікації і політики щодо їх використання;
• Попри гнучкий робочий графік, узгодити основні робочі години, коли ви з командою маєте спільне “вікно” для ефективної роботи, взаємодопомоги та зустрічей;
• Старатись уникати приватних каналів комунікації, де хтось з кимось про щось домовляється, не повідомляючи інших;
• Завжди мати план Б на випадок втрати інтернет-зв’язку (напр., мати під рукою телефон і оперативно переключитись на мобільний інтернет).

Як вам і вашій команді не втрачати концентрацію?

Ви напевне уже встигли помітити, що робота з дому супроводжується низкою факторів, що постійно відволікають. Тут кілька порад, які можуть допомогти вам і вашій команді зберегти концентрацію на роботі:

• Дайте зрозуміти своїм “домашнім”, коли вас не можна турбувати – це може бути табличка на дверях або навушники, які допоможуть ізолюватися від зовнішнього шуму;
• Встановіть чіткі робочі години;
• Створюйте списки завдань із пріоритетами;
• Метод “З’їсти жабу” – робіть на початку найскладніше та найпріоритетніше завдання;
• Метод Pomodoro – розбивайте роботу на 25-хвилинні інтервали, розділені короткими перервами.

Pomodoro Timer apps

А тут кілька інструментів на основі техніки Pomodoro, які допоможуть вам працювати ефективно:

• PomoDoneApp (Web, Windows, macOS, Linux, iOS, Android) для інтеграції Pomodoro з іншими програмами по таск менеджменту (Trello, Asana, Todoist);
• KanbanFlow (Web) для поєднання Kanban та Pomodoro;
• Focus Booster (Web, Windows, macOS, iOS, Android) для фрілансерів, які працюють з багатьма клієнтами;
• Marinara Timer (Web) для застосування методу Pomodoro в командах;
• Be Focused (macOS, iOS) для таск і тайм менеджменту на пристроях Apple;
• Tomatoes (Web) для збільшення мотивації притримуватись даної техніки;
• Pomodoro.cc (Web) для людей, які тільки знайомляться із методом Pomodoro.

Комунікаційні виклики: як з ними боротись?

• Забезпечте свою доступність у всіх узгоджених каналах комунікації. Якщо у вашого колеги виникають проблеми чи питання, ви повинні оперативно на них реагувати;
• Якщо ви залишаєте робоче місце протягом дня (відвідуєте лікаря, плануєте вигуляти собаку чи пообідати) – змінюйте статус своєї доступності у каналах комунікації та повідомляйте про це команду;
• Приділяйте особливу увагу тому, як ви формулюєте повідомлення. Наприклад, перед відправленням я завжди перечитую, що я написала і переконуюсь, що це буде зрозуміло не тільки мені, а й іншим;

• Вмикайте відео на зустрічах – це якісно покращує комунікацію, так як ми бачимо мову жестів та міміку наших співрозмовників;
• Завжди дотримуйтесь традиційних практик ділових зустрічей – прописуйте плани зустрічі, плани дій та відповідальних за них та результати обговорень;
• Щоб пришвидшити процес прийняття рішень – краще зідзвонитись.

Вибір комунікаційних каналів

Не кожен комунікаційний канал, який підходить вам, підходить вашій команді. Коли я підбираю такий для команди, спершу пробую сама, аналізую, чи підійде нам, потім тестуємо всією командою і тоді остаточно вирішуємо.

У цифровому світі існує дуже багато комунікаційних каналів. Тут я підібрала ті, що підходять у роботі з моїми командами:

• Для чатів та обговорень: Slack, Google Hangouts
• Проектний менеджмент: Trello, Jira, Visual Studio
• Відео конференції: Google Meet, Zoom, Cisco Webex
• Cпівпраця та складання прототипів: Invision

Як підтримувати мотивацію своєї команди?

• Заплануйте регулярні зустрічі “Chat with DM (PM, Lead)” для обговорення поточної ситуації, розуміння, що кого турбує, відповідей на питання;
• Не забувати цінувати і хвалити своїх людей – як і у приватних розмовах, так і у обговореннях з командою та клієнтом;
• Підтримуйте своїх колег тоді, коли атмосфера особливо напружена (жорсткі дедлайни, невизначена ситуація, і т.д;)
• Проводьте особисті зустрічі. Як менеджеру, вам дуже важливо розуміти, що тривожить людей, прояснювати незрозумілі людині моменти, надавати відгуки про роботу та емоційну підтримку;
• Не забувайте про тім білдінги! Наприклад, є багато віртуальних ігор які ви можете пограти усією командою – Codenames, Featureban online, Board games, Mafia online та багато інших;

• Влаштовуйте зустрічі не по роботі – ранкові кавування чи вечірні посиденьки онлайн;
• Практикуйте технічні зустрічі, де можна поділитись знаннями про продукт і технології, обговорити технічні рішення проблем, обмінятись досвідом. З моїми командами це дуже добре працює.

Загалом, попри певні виклики і труднощі, робота з дому має також суттєві переваги. Зараз роль Sсrum Master чи Project Manager стає особливо важливою – організувати процеси та роботу команди у нових умовах. Вдало проходячи через вище описані виклики, ми всі здобуваємо нові навички і отримуємо цінний досвід, який ще обов’язково пригодиться нам у майбутньому.